Facturen automatisch inboeken klinkt als een knop die je omzet, maar het is een keten van zeven stappen waarin telkens iets anders kan misgaan. Documentherkenning, wat veel mensen nog altijd OCR noemen, is daar maar een schakel van. Dit stuk loopt de hele keten door: van een factuur die binnenkomt in een mailbox tot een boeking in je boekhoudpakket. Je leest waarin sjablonen per leverancier verschillen van modellen die de opbouw van een document begrijpen, waar het in de praktijk stukloopt, waarom er een controlestap blijft staan en hoe je vaststelt of het bij jou echt iets oplevert.
Wat er gebeurt tussen de mailbox en het boekhoudpakket
Bijna elke opzet voor inkomende facturen ziet er in grote lijnen zo uit:
- Binnenhalen. Uit een aparte mailbox voor facturen, van de scanner op kantoor, uit leveranciersportalen waar je ze zelf moet gaan ophalen, of via het netwerk voor elektronische facturatie.
- Klaarmaken. Een mail met drie bijlagen wordt uit elkaar gehaald. Een gescande stapel wordt gesplitst in losse documenten. Scheve pagina's worden rechtgezet en dubbels gaan eruit.
- Lezen. Bij een digitale pdf zit de tekst al in het bestand. Bij een scan of een foto uit een telefoon moet die tekstlaag eerst gemaakt worden, en dat stuk heet OCR.
- Velden eruit halen. Leverancier, btw-nummer, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, gestructureerde mededeling, bedrag exclusief btw, btw per tarief en het totaal. Waar het nodig is ook de afzonderlijke factuurlijnen.
- Aanvullen en koppelen. De factuur wordt aan de juiste leverancier in je boekhouding gehangen, er wordt een kostenrekening voorgesteld op basis van hoe die leverancier de vorige keren geboekt werd, en waar er bestelbonnen bestaan wordt daarmee vergeleken.
- Controleren. Rekenregels en drempels bepalen wat vanzelf doorloopt en wat naar een mens gaat.
- Boeken en bewaren. De boeking vertrekt naar het boekhoudpakket, het document zelf gaat naar het archief met een verwijzing terug naar die boeking.
In demonstraties gaat de aandacht meestal naar stap drie, want daar gebeurt het zichtbare. De stappen die in de dagelijkse praktijk het meeste werk wegnemen zijn vijf en zes.
Het verschil tussen OCR met sjablonen en een model dat de opbouw leest
Klassieke OCR doet precies één ding: van beeldpunten tekens maken. Ze weet niet dat het getal onderaan rechts het totaalbedrag is, alleen dat het die tekens zijn en waar ze op de pagina staan. Om daar velden uit te halen legde je er vroeger een sjabloon overheen: bij deze leverancier staat het factuurnummer rechtsboven in dat rechthoekje, het totaal onderaan rechts. Dat werkt uitstekend zolang de lay-out gelijk blijft, en het breekt op de dag dat de leverancier zijn briefpapier vernieuwt.
Nieuwere modellen werken anders. Ze kijken naar de tekst en naar de plaats tegelijk: welk woord staat naast welk woord, wat staat er vetgedrukt, welke getallen staan in een kolom onder elkaar, welk label staat links van welk bedrag. Daardoor herkennen ze ook een factuur die ze nooit eerder gezien hebben, van een leverancier waarvoor niemand iets heeft ingesteld. Wat je daarvoor inlevert is voorspelbaarheid: het model geeft een waarde met een zekerheidsscore, geen regel die je kan nalezen.
| Waar je op let | Sjabloon per leverancier | Model dat de opbouw leest |
|---|---|---|
| Nieuwe leverancier | eerst een sjabloon maken | meestal meteen bruikbaar |
| Leverancier wijzigt zijn lay-out | het sjabloon breekt, iemand moet het herstellen | valt meestal niet eens op |
| Uitleg bij een fout | je ziet welke regel misging | je ziet een score, geen regel |
| Andere taal of munt | per variant een sjabloon | zit meestal al in het model |
| Onderhoud | groeit mee met het aantal leveranciers | blijft ongeveer gelijk |
De meeste opzetten die wij bouwen gebruiken allebei. Het model doet het gewone werk, en voor die handvol leveranciers waar het telkens opnieuw misgaat, leggen we er alsnog een vaste regel overheen.
Waar de factuurherkenning in de praktijk op stukloopt
Op een nette pdf van een grote leverancier gaat bijna alles goed. De problemen zitten in de rand, en die rand is groter dan je denkt.
- Documenten die geen factuur zijn. In dezelfde mail zitten een leveringsbon, de algemene voorwaarden en de factuur. Zonder een stap die het documenttype bepaalt, boek je vroeg of laat een leveringsbon.
- Meerdere facturen in een bestand. Een gescande stapel of een maandoverzicht met tien facturen achter elkaar. Splitsen op paginagrens werkt niet, je moet op inhoud splitsen.
- Beeldkwaliteit. Foto's genomen in een bestelwagen, een stempel dwars over het bedrag, een nietje dat een cijfer wegneemt. Hier verliest de herkenning het van een mens, en dat blijft zo.
- Creditnota's. Zelfde briefpapier, zelfde velden, ander teken.
- Meerdere btw-tarieven op een factuur. Als je alleen het totaal uitleest, klopt de boeking niet meer zodra er twee tarieven op staan. Dan heb je de subtotalen per tarief nodig, en soms de lijnen.
- Voorschotten en afrekeningen. Een afrekening waarin het eerder betaalde voorschot afgetrokken wordt, ziet eruit als een factuur met een vreemd laag bedrag. Zonder verband met het voorschot ontstaat er een verschil dat later iemand moet uitzoeken.
- Dezelfde leverancier onder verschillende namen. Handelsnaam op de ene factuur, vennootschapsnaam op de andere. Het btw-nummer is de enige sleutel waarop je kan bouwen, de naam niet.
Waarom er altijd iemand naar kijkt voor er geboekt wordt
Wij zetten geen volledig autonome verwerking in. Het systeem stelt voor, een mens keurt goed. Dat is geen wantrouwen in de techniek maar een keuze over verantwoordelijkheid: wij willen dat aanwijsbaar blijft wie een boeking heeft goedgekeurd, en dat kan geen model van je overnemen. Datzelfde uitgangspunt geldt voor alles wat we bouwen, zoals je kan nalezen bij wat we wel en niet met AI doen.
De kunst is dat de controlestap niet uitgroeit tot even veel werk als het oude overtypen. Dat lukt door de controle te richten op wat verdacht is. Een aantal toetsen kan het systeem zelf uitvoeren:
- kloppen de factuurlijnen met het totaal, en klopt de btw met het opgegeven tarief
- is het btw-nummer bekend bij een leverancier in je boekhouding
- kwam dit factuurnummer van deze leverancier al eerder binnen
- valt het bedrag buiten wat je van die leverancier gewend bent
- staat er een bestelbon tegenover, en kloppen dan de aantallen
Wat door al die toetsen komt en waar het model zeker over is, kan doorlopen. De rest komt in een lijst waar het document links staat en de herkende velden rechts, zodat nakijken neerkomt op vergelijken en bevestigen in plaats van opnieuw intikken. Na een paar weken zie je vanzelf welke leveranciers steeds in die lijst terugkomen, en dat is precies de informatie die je nodig hebt om de opzet bij te sturen.
Hoe je meet of het automatisch inboeken echt werkt
Bouw niets zonder meetpunt. Zonder cijfers van voor de omschakeling kan je na drie maanden niet aantonen dat er iets veranderd is, en dan blijft de discussie hangen bij gevoel. Vier dingen zijn de moeite om te tellen:
- het aandeel facturen dat zonder enige correctie doorloopt
- hoeveel velden er per factuur gecorrigeerd worden, en welke velden dat zijn
- de doorlooptijd van binnenkomst tot boeking
- het aantal dubbele boekingen en het aantal facturen dat pas na de vervaldag geboekt werd
Dat tweede punt wordt vaak overgeslagen en is het nuttigste. Als de meeste correcties over hetzelfde veld gaan bij dezelfde paar leveranciers, weet je meteen waar het werk zit.
Een rekenvoorbeeld, met verzonnen getallen om de redenering te tonen. Stel dat er honderd inkomende facturen per maand zijn en dat iemand er gemiddeld drie minuten aan besteedt aan overtypen, opzoeken en archiveren. Dat is vijf uur per maand. Loopt na de omschakeling zeventig van die honderd zonder correctie door, dan blijft er voor de overige dertig ongeveer anderhalf uur over. Of dat verschil de moeite waard is, hangt af van wat er nog meer aan die stapel vasthangt. Op de pagina over tijd terugwinnen in je bedrijf staat hoe we die rekening gewoonlijk maken.
Hoe je dit koppelt aan het boekhoudpakket dat je al gebruikt
Er zijn drie manieren om de boeking op zijn plaats te krijgen, en ze verschillen sterk in hoeveel handwerk er overblijft.
De eerste is een rechtstreekse koppeling met het pakket. De boekhoudpakketten die in Vlaanderen gangbaar zijn hebben daar meestal een voorziening voor. De vragen die je vooraf stelt: welke velden kan je wegschrijven, kan het document als bijlage mee, en wie beheert de sleutels van die koppeling. Dat laatste is vaker het knelpunt dan de techniek.
De tweede is een gestructureerd bestand dat iemand inleest. Dat werkt, maar het inlezen blijft een handeling die iemand elke week moet doen en dus ook kan vergeten.
De derde is elektronische facturatie. Als een factuur al gestructureerd binnenkomt, dan valt de hele herkenningsstap gewoon weg: de gegevens staan er al in en er valt niets meer te raden. Voor facturen tussen btw-plichtigen in België gaat de wetgeving die richting uit. Wat er precies onder valt en welke termijnen gelden, staat op de website van de FOD Financiën en bespreek je met je boekhouder. Wij geven daar geen advies over.
Ook dan blijven papier en pdf bestaan: buitenlandse leveranciers, kleine leveranciers, onkostennota's en kastickets. De herkenning verdwijnt dus niet, ze wordt kleiner. Betrek je boekhouder trouwens vroeg in het traject. Hij bepaalt de boekingsregels, en een opzet die daar langs kijkt levert een stroom facturen op die hij achteraf moet rechtzetten.
Wat je klaar moet hebben voor je hieraan begint
Voor we bij een klant aan zo'n keten beginnen, starten we met een screening: twee uur ter plaatse, waarin we doornemen hoe de facturen vandaag binnenkomen en wie er wat mee doet. Hoe dat verloopt, staat beschreven bij onze aanpak van screening tot draaiend systeem. Wat je zelf al kan klaarzetten:
- Echte facturen van de voorbije maanden, inclusief de rommelige. Een proefstapel met alleen de nette pdf's geeft een veel te mooi beeld.
- Iemand die de boekingsregels kent. Welke kostenrekening hoort bij welke leverancier, en waarom.
- Duidelijkheid over de toegangen. Mailbox, boekhoudpakket, archief, en wie ze beheert.
- Afspraken over de gegevens. Waar worden documenten verwerkt en bewaard, en wat legt de verwerkersovereenkomst vast. Facturen bevatten gegevens van klanten en leveranciers, dus dit is geen formaliteit.
- Een afspraak over wat er gebeurt als het stilvalt. Een keten die facturen binnenhaalt en niemand waarschuwt als ze een week niets doet, is gevaarlijker dan handwerk. Wat daarbij hoort staat bij Workflow Care en de afgesproken reactietermijn.
Wij bouwen dit soort ketens vanuit de Corda Campus in Hasselt, voor KMO's in Limburg en Vlaanderen. Of het bij jou de moeite is, hangt af van hoeveel facturen er binnenkomen, hoe rommelig ze zijn en wat er nog aan die stapel vasthangt. Dat weet je pas als iemand twee uur heeft meegekeken met hoe dat vandaag loopt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen OCR en documentherkenning?
OCR zet beeldpunten om in tekens en weet niet wat die tekens betekenen. Documentherkenning kijkt daarnaast naar de opbouw van de pagina: welk label staat naast welk bedrag, welke getallen vormen een kolom. Daardoor herkent ze ook facturen van leveranciers waarvoor niemand iets heeft ingesteld.
Moet ik elke factuur nog nakijken?
Niet elke factuur, wel elke factuur waar het systeem over twijfelt of waar een controle op afketst. De rest kan doorlopen. Welk deel dat is, verschilt sterk per bedrijf en hangt vooral af van hoe rommelig de binnenkomende stroom is.
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
De pakketten die in Vlaanderen gangbaar zijn hebben meestal een koppelmogelijkheid. Wat je vooraf nakijkt: welke velden je kan wegschrijven, of het document als bijlage mee kan, en wie de sleutels van die koppeling beheert. Waar geen koppeling bestaat, blijft er een import- of exportstap over.
Wat gebeurt er met creditnota's?
Die krijgen een eigen behandeling, want een creditnota lijkt op een factuur maar keert het teken om. Het documenttype is daarom altijd een apart veld met een eigen controle. In de praktijk laten we creditnota's bij twijfel standaard door een mens bevestigen.
Heeft dit nog zin als elektronische facturatie eraan komt?
Voor facturen die al gestructureerd binnenkomen, valt de herkenningsstap weg omdat de gegevens er al in zitten. Papier en pdf verdwijnen daarmee niet: buitenlandse leveranciers, kleine leveranciers, onkostennota's en kastickets blijven. Wat er precies verplicht wordt en wanneer, bespreek je met je boekhouder en lees je na bij de FOD Financiën.
Begin met een screening van je facturenstroom
In een screening van twee uur lopen we samen door hoe de facturen vandaag binnenkomen en verwerkt worden. Daarna weet je welk deel automatiseerbaar is en wat handwerk blijft.
