Ergens tussen je eerste klant en je vijftigste medewerker is Excel bij veel KMO's het bedrijfssysteem geworden. Niet door een beslissing, maar door optelling: een kolom erbij, een tabblad erbij, een bestand erbij. Vraag je je af of je Excel in je bedrijf moet vervangen, dan stel je daarmee eigenlijk de verkeerde vraag. De juiste vraag is of je rekenblad nog het werk doet waarvoor je het ooit opende, of dat het intussen zelf werk geworden is. Hieronder staan vijf signalen waaraan je dat merkt, welke stappen er tussen Excel en software op maat liggen, en wanneer je beter gewoon in Excel blijft.
Excel was op het moment dat je begon waarschijnlijk de juiste keuze
Dit hoort er eerst bij, want het wordt zelden gezegd door iemand die jouw rekenblad komt afkeuren. Excel is geen noodoplossing die je uit onwetendheid koos. Het is het snelste gereedschap dat je bij de hand hebt om een proces vast te leggen dat je nog aan het uitvinden bent. Je hebt er geen leverancier voor nodig, geen analyse, geen budget en geen wachttijd. Je opent een blad, en tegen de middag draait je planning.
Dat is meteen de reden dat het blijft hangen. Een systeem dat je in een uur kon bouwen, vervang je niet door iets waar maanden over gaan zolang het oude nog werkt. Wij komen dat bij bijna elk bedrijf tegen, en in veel gevallen zeggen we: laat staan.
Het echte lastige aan Excel is dat het geen enkel signaal geeft wanneer het zijn grens bereikt. Het wordt geleidelijk trager, voller en foutgevoeliger, en meestal merk je het pas wanneer er iets misgaat waar een klant bij is.
Vijf signalen dat je rekenblad te ver is doorgeschoten
Geen van deze vijf is op zichzelf reden om iets te veranderen. Twee of meer tegelijk is dat wel.
Er bestaan meerdere versies en niemand weet welke de juiste is
Planning_v3.xlsx, planning_v3_definitief.xlsx en planning_v3_definitief_JAN.xlsx. Of subtieler: één bestand op de server, maar drie mensen die er een kopie van op hun bureaublad hebben omdat het gedeelde bestand traag opent. Vanaf dat moment is "wat is de stand van zaken" niet meer te beantwoorden zonder eerst te vergelijken. Cloudversies met gelijktijdig bewerken halen een deel hiervan weg, maar niet het deel waarin iemand bewust een eigen kopie neemt.
Eén persoon begrijpt het bestand, en die persoon gaat ooit met verlof
Dit signaal zien we het vaakst onderschat worden. Er is iemand die weet dat je in tabblad Basis niets mag sorteren, dat kolom AF met de hand aangevuld moet worden, en dat de macro alleen werkt als je hem vanuit dat ene bestand start. Zolang die persoon er is, draait alles. Is die persoon ziek, weg of vertrokken, dan valt het proces stil of loopt het door met fouten die niemand opmerkt.
Dat is geen personeelsprobleem maar een ontwerpprobleem. De regels van je proces zitten in een hoofd in plaats van in een systeem.
Iemand voegt elke week met de hand bestanden samen
Vier verkopers die elk hun eigen blad bijhouden, en op vrijdag iemand die er één overzicht van maakt. Of een export uit de boekhouding die naast een export uit de webshop geplakt wordt om te zien of het klopt. Dat samenvoegen is werk dat alleen bestaat omdat het systeem het zelf niet doet.
Reken het eens na voor jezelf. Stel dat twee mensen dit elk twee uur per week doen, dan gaat er een halve werkdag per week naar iets wat noch je product noch je klant vooruithelpt. Op de pagina over tijdwinst staat hoe we dat soort uren in kaart brengen tijdens een screening.
Je kan niet zien wie wat wanneer veranderd heeft
Een rekenblad heeft geen geschiedenis in de zin die je nodig hebt. Je ziet niet wie een prijs aanpaste, wanneer dat gebeurde en waarom. Zolang alles goed gaat, valt dat niet op. Zodra er discussie is over een levering, een korting of een gewerkt uur, sta je met lege handen.
Vanaf het moment dat er controle op je gegevens zit, van een klant, je boekhouder of een certificering, verschuift dit van vervelend naar echt lastig.
Er staan formules in die niemand nog durft aan te raken
Meestal ergens ver naar rechts, geschreven door iemand die er niet meer werkt, met vier geneste ALS-functies en een verwijzing naar een verborgen tabblad. Iedereen weet dat het werkt en niemand weet precies hoe.
Het gevolg is niet per se dat er fouten in zitten. Het gevolg is dat het bestand bevroren is. Je kan er niets meer bij bouwen, want elke wijziging voelt als een risico. Een systeem waar niemand nog aan durft, groeit niet meer mee met je zaak.
Excel vervangen doe je zelden in één sprong
Van een rekenblad meteen naar een systeem op maat springen, is zelden de snelste of de verstandigste weg. Er liggen tussenstappen, en die worden vaak overgeslagen omdat er voor een leverancier weinig aan te verdienen valt. Wij benoemen ze wel, ook wanneer het betekent dat wij zelf niets bouwen.
| stap | wat je doet | waar het ophoudt |
|---|---|---|
| Opruimen en vastleggen | Eén bestand, één eigenaar, invoer via een formulier, en de regels opgeschreven | Lost versies en kennis op, maar geen geschiedenis en geen gelijktijdig werken |
| Naar een gedeelde database | Dezelfde gegevens, maar centraal, met rechten per persoon, een logboek en gelijktijdige toegang | Werkt tot je logica nodig hebt die verder gaat dan invullen, filteren en exporteren |
| Een pakket voor dat ene proces | Een bestaand pakket voor voorraad, planning, offertes of werkbonnen | Werkt zolang jouw proces lijkt op wat de maker ervan bedacht heeft |
| Automatisatie rond wat er staat | Koppelingen die het exporteren, overtypen en samenvoegen wegnemen zonder dat je van systeem wisselt | Haalt het handwerk eruit, maar laat de structuur eronder ongewijzigd |
| Software op maat | Een systeem dat jouw proces volgt in plaats van omgekeerd | De zwaarste stap, alleen zinvol als het proces stabiel is en er onderscheid in zit |
De eerste twee stappen kan je vaak zelf, of met iemand die je al kent. De derde is een aankoopbeslissing. Pas bij de vierde en de vijfde komt een bureau als het onze in beeld, en zelfs dan kiezen we liever voor koppelen dan voor vervangen. Wat er dan gebeurt, staat op de pagina over AI-automatisaties en koppelingen. Wanneer maatwerk wel het antwoord is, en waarom een systeem op maat trager begint maar langer meegaat, lees je op de pagina over software op maat.
Wanneer je gewoon in Excel moet blijven
Er is een categorie werk waar een rekenblad niet alleen aanvaardbaar maar ronduit beter is. Software bouwen voor deze gevallen is geld weggooien.
- Berekeningen die je één of twee keer per jaar maakt, zoals een begroting of een scenario.
- Processen die nog aan het bewegen zijn. Wat volgende maand anders werkt, hoor je niet vast te leggen in software.
- Werk dat één persoon doet en waar niemand anders van afhangt.
- Analyse en het spelen met cijfers. Daar is Excel gewoon sterker in dan een strak formulier.
- Kleine aantallen met kleine gevolgen. Een handvol regels per maand die niemand controleert, heeft geen systeem nodig.
Er is nog een zesde geval dat weinig genoemd wordt. Als het proces zelf niet klopt, is Excel niet je probleem. Een rommelig proces in software gieten maakt het niet beter, alleen moeilijker om nadien nog te wijzigen. Dan hoort het gesprek eerst over het proces te gaan, en pas daarna over het gereedschap.
Van Excel naar software zonder dat het werk stilvalt
Wat mensen tegenhoudt is meestal niet de kost maar de angst voor de overgang: halverwege in twee systemen tegelijk zitten en dingen tussen laten vallen. Die angst is terecht. De manier om ze klein te houden is niet sneller werken maar kleiner beginnen.
- Kies één proces, niet je hele administratie. Het proces met de meeste uren, of dat met de meeste fouten. Beide zijn goede redenen, maar kies er één.
- Laat het rekenblad gewoon doorlopen terwijl het nieuwe erbij komt. Een paar weken dubbel draaien voelt onhandig, maar het scheelt je veel herstelwerk als er onderweg iets niet blijkt te kloppen.
- Neem de uitzonderingen mee, niet alleen de normale gang van zaken. Die bouwt iedereen goed. Op de uitzonderingen loopt het mis, en die zitten bij Excel in een handgeschreven notitie of in iemands hoofd.
- Zet één meetpunt. Aantal fouten, doorlooptijd of uren per week, maar wel iets waarvan je de waarde van vandaag kent. Anders kan je over drie maanden niet aantonen of het geholpen heeft.
- Spreek een datum af waarop het oude bestand echt dichtgaat. Zonder die datum blijft het openstaan, en dan heb je er een systeem bij in plaats van een systeem minder.
Hoe wij dat ritme aanhouden, met één week bouwen per workflow en daarna twee weken testen met elke week een overleg, staat uitgelegd op de pagina over onze aanpak van A tot Z.
Wat wij in twee uur aan een rekenblad kunnen zien
Wij zitten op de Corda Campus in Hasselt en werken voor KMO's in Limburg en Vlaanderen. Tijdens een screening zitten we twee uur samen met jou en de mensen die het werk doen, niet om te horen hoe het proces hoort te lopen maar om uit te tekenen hoe het werkelijk loopt.
Tijdens die sessie brengen we vier dingen in kaart: hoeveel systemen er tegelijk open moeten staan, hoe vaak er gekopieerd en geplakt wordt, hoe vaak iemand iets opzoekt dat elders al bestaat, en hoe vaak er gewacht wordt op een collega. Bij een proces dat in Excel draait, scoren die vier bijna altijd hoog. Het bestand laat zien welke stappen er echt zijn, ook de stappen die in geen enkel procedureboek staan.
Wat er uit die twee uur komt, is een bevindingenrapport met wat we gezien hebben, wat automatiseerbaar is, wat handwerk blijft en wat we zouden afraden. Dat laatste hoofdstuk is er niet voor de vorm. Bij Excel-processen is "hier zouden we vanaf blijven" een van de vaakst voorkomende conclusies.
Een rekenblad dat te ver is doorgeschoten, vervang je niet in één keer. Je haalt er stukken uit, in de volgorde waarin ze pijn doen.
Twijfel je nog, dan is de eerste stap geen offerte vragen maar tellen. Neem het bestand waar het meest omheen gebeurt en schrijf een week lang op wie het opent, wat die persoon erin doet en hoelang dat duurt. Kom je er zo zelf uit, dan heb je niets nodig. Blijkt er meer omheen te draaien dan je dacht, dan weet je meteen waar een gesprek over zou moeten gaan.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet je Excel vervangen door software?
Niet op een vast moment, maar wanneer meerdere signalen samenvallen: verschillende versies van hetzelfde bestand, één persoon die het als enige begrijpt, wekelijks handmatig samenvoegen, geen zicht op wie wat wijzigde, en formules die niemand nog aanraakt. Zolang je er maar één van herkent, is opruimen meestal genoeg. Bij vier of vijf tegelijk, en zeker wanneer klanten of geld erdoor geraakt worden, is het zinvol om te bekijken wat er echt in software hoort.
Is Excel gevaarlijk voor bedrijfsgegevens?
Excel zelf is niet onveilig, maar de manier waarop rekenbladen circuleren wel. Kopieën op bureaubladen, bestanden per mail doorgestuurd en het ontbreken van rechten per persoon maken dat je niet meer weet waar je gegevens staan. Een gedeelde database met rechten en een logboek lost dat op zonder dat je meteen software moet laten bouwen.
Wat is de eerste stap van Excel naar een echt systeem?
Kies één proces en meet het eerst. Schrijf een week lang op wie het bestand opent, wat die persoon erin doet en hoeveel tijd dat kost. Daarna zet je het nieuwe systeem ernaast terwijl het rekenblad blijft doorlopen, en spreek je een datum af waarop het oude bestand dichtgaat. Alles tegelijk willen overzetten is waar we zulke projecten het vaakst op zien stranden.
Kan je Excel behouden en er toch dingen aan automatiseren?
Vaak wel. Als de structuur van het bestand deugt en alleen het invullen, exporteren en samenvoegen tijd kost, kan je die stappen automatiseren zonder van systeem te wisselen. Dat is doorgaans sneller klaar en minder ingrijpend dan vervangen. Het haalt het handwerk weg, maar niet de beperkingen van het rekenblad zelf.
Hoe weet je of een standaardpakket volstaat in plaats van maatwerk?
Een standaardpakket volstaat wanneer jouw proces sterk lijkt op dat van andere bedrijven in je sector en het verschil met de concurrentie niet in dat proces zit. Zit jouw onderscheid juist wel in die manier van werken, dan ga je het pakket zitten ombuigen tot er meer werk in dat ombuigen kruipt dan in maatwerk. Die afweging maken we tijdens de screening, voor er iets gebouwd wordt.
Laat twee uur naar je rekenbladen kijken
Tijdens een screening van twee uur brengen we samen met jou en je mensen de processen in kaart. Je krijgt een bevindingenrapport, dat we nadien digitaal doornemen. Daarna weet je welk deel van je Excel gewoon mag blijven staan en welk deel niet.
